Rafael Lima Fosado Investigador
Escuela de Ciencias Administrativas Universidad La Salle
E-mail: rlima@ci.ulsa.mx
Recibido: Octubre 13, 2006. Aceptado: Noviembre 27, 2006
RESUMEN
La planeación administrativa y contable en las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) es una herramienta para eficientar la organización de las pequeñas y medianas empresas y es la base para la toma de decisiones.
Aunque hay un sin número de Tecnologías de Información (TIC) aplicables a las PYMES, éstas deben tener una orientación dependiendo del Plan de Negocios que se haya establecido; así como en la formulación de indicadores que servirán de base para detectar y corregir anomalías o desviaciones al control interno.
Así el objetivo general será analizar la generación de información financiera oportuna, base de toma de decisiones, identificando su problemática legal, fiscal y administrativa en las PYMEs. Y cuál es la tendencia mundial en los próximos cinco años.
Palabras clave: PYMES, información financiera, toma de decisiones.
ABSTRACT
Management and accounting planning within small and medium companies (PYMES, for their Spanish acronym) is a tool for efficiency in the organization of small and medium companies, and is also the base for decision-making.
Although there is a major number of Information Technologies (ICT) applicable to PYMES, these should be oriented depending on the Business Plan established; as well as in indicators’ formulation that will be the base to detect and correct anomalies and biases of internal control nature.
Thus, the general objective will be to analyze timely financial information generation, base of decision-making, identifying its legal, fiscal, and managerial set of problems within PYMES. And what the world tendency will be in the following years.
Key words: PYMES, financial information, decision-making.
INTRODUCCIÓN
La normativa oficinal para generar información financiera es regulada por las normas de información financiera que, a partir del año 2006, emite un organismo cuyas siglas son CINIF (Consejo Mexicano de Investigación de Normas de Información Financiera), cabe destacar que estas normas nada fáciles de interpretar van enfocadas a las empresas del sector financiero o “cotizantes” en mercados reconocidos, su objetivo es brindar mayor certeza a los usuarios de la información ya que está en juego la inversión en esos entes económico, problemas como Enron han endurecido estas normas y acelerado la entrada en vigor de varios boletines.
En México, la visión de los empresarios PYMES en lo relativo a la constitución de sociedades se ve muy influenciada por los notarios que de facto constituyen una sociedad anónima, o bien por las obligaciones fiscales que tienen un manejo especial para determinar sus bases de conformidad con leyes fiscales, observando que realmente pocos PYMES cumplen con la normatividad contable.
En este año el IASB (Internacional Accounting Standard Board) está en proceso de emitir una normatividad simplificada para PYMES, que México tendrá que analizar para incluirla o rechazarla; no es una norma mejorada, simplemente es una norma menos densa, es decir, mas corta, en donde partiendo que se tiene menos actividad es menos compleja la información cuidando que sea transparente y por si misma revele los aspectos importantes de la PYME.
Cuando se hace referencia a información financiera se refiere a la contabilidad y, por lo tanto, a la base de toma de decisiones de las entidades económicas en México.
Objetivos Específicos
· Cuáles son los organismos encargados de normar la generación de información financiera.
· Cuál es el marco legal aplicable a las PYMES en cuanto a la generación de información para cubrir sus obligaciones legales y su responsabilidad.
· Identificar las disposiciones fiscales aplicables a la información y definir el concepto información financiera o contabilidad.
· Describir las tendencias en la generación de información financiera normativa. Antecedentes
Para poder comprender el problema de información en México debemos analizar los siguientes puntos:
Los organismos encargados de promulgar las normas contables en distintos países del mundo, han adoptado diferentes estilos para emitir sus disposiciones, dependiendo del ambiente legal, cultural y político en que se han desarrollado. Algunos se han concentrado más en principios generales y han dejado espacio al juicio profesional en su aplicación.
La Comisión Principios de Contabilidad –CPC– (México), siguiendo la línea del International Accounting Standards Committee (IASC) en su momento y actualmente del International Accounting Standards Board (IASB), ha tomado este último enfoque considerando que el estilo de desarrollar reglas detalladas, conlleva al riesgo de que si una regla no prohíbe explícitamente un tratamiento o una presentación determinada, entonces lo permite. La CPC reconoce la necesidad de contar con normas claras e invita al Consejo Mexicano de Investigación de Normas de Información Financiera (CINIF) a continuar en la misma dirección y enfoque de los principios generales.
En México las normas de información financiera que conforman la teoría básica de la información financiera, representan el marco conceptual que sustenta al resto de los Boletines. Los boletines de la Serie A se refieren a los principios contables básicos, los de la Serie B están enfocados a principios relativos a estados financieros en general, en tanto que los de la Serie C se refieren a principios aplicables a partidas o conceptos específicos. Los boletines de la Serie D tratan problemas especiales en la determinación de resultados y, por último, los de la Serie E incluyen reglas particulares para industrias especializadas. Adicionalmente, se han emitido diferentes circulares aclarando e interpretando algunos temas específicos de los boletines.
Derivado de la tendencia de los contadores hacia los temas fiscales, la generación de información financiera se diseña para el cumplimiento de obligaciones fiscales y es, a través del Dictamen Fiscal, como se vincula la normatividad antes citada con la ley fiscal y al tener diferentes destinatarios existe conciliación en sus bases.
Aunado a lo anterior mas del 85% de las empresas en México son MIPYME; no son reguladas, con menos de 30 trabajadores en promedio, de 3 trabajadores,1 la mayoría no aplica en su totalidad los principios de contabilidad generalmente aceptados (a partir del 1 de enero de 2006; normas de información financiera).
Organismo encargado de la generación de información financiera
Para el caso mexicano básicamente existen tres entidades que emitían las normas:
· El Instituto Mexicano de Contadores Públicos para todas las entidades no reguladas.
· El gobierno, para entidades gubernamentales y algunas empresas propiedad del gobierno (por ejemplo Pemex y la Comisión Federal de Electricidad).
· Entidades reguladoras
- Comisión Nacional Bancaria y de Valores, para los bancos y empresas del sector financiero.
- Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, para empresas aseguradoras y afianzadoras en ambos casos.
Hay diferencias importantes con las normas emitidas entre ellas como consecuencia se crea el Consejo Mexicano de Investigación de Normas de Información Financiera (CINIF) con la siguiente evolución:
En agosto de 2001 el presidente de México suscribe el protocolo como testigo de honor; en mayo de 2002 el CINIF queda constituido legalmente, aprobándose sus estatutos y estructura organizacional. Los asociados no se comprometen a fondear las operaciones, en abril de 2003 el consejo directivo aprueba iniciar la contratación de investigadores y la búsqueda de locales para las instalaciones; en esa misma fecha, la comisión de valores establece que todas las empresas registradas en bolsa, deben preparar su información financiera con base en las normas que establezca el CINIF, en julio de 2003 se suscribe acuerdo con el banco interamericano de desarrollo, para recibir, sujeto a ciertas condiciones, un donativo no reembolsable. En agosto de 2003 empieza a operar formalmente; en junio de 2004 se suscribe acuerdo con el Instituto Mexicano de Contadores Públicos para la transferencia de las normas emitidas hasta esa fecha. En agosto de 2004, en cumplimiento del proceso aprobado, el CINIF emite sus primeras normas para auscultación por la comunidad de negocios y las autoridades.
La asamblea del CINIF está conformada por:
Asociación de Bancos de México, Asociación de Intermediarios Bursátiles, Asociación Mexicana de Instituciones de Seguros, Asociación Nacional de Facultades y Escuelas de Contaduría y Administración, Bolsa Mexicana de Valores, Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, Consejo Coordinador Empresarial,
Consejo Mexicano de Hombres de Negocios, Instituto Mexicano de Ejecutivos en Finanzas, Instituto Mexicano de Contadores Públicos,
Secretaria de Hacienda y Crédito Publico, Secretaria de la Función Publica.
Porque existe representación casi de todas la áreas involucradas en la generación de información financiera.
Hay varios cambios importantes en las normas de información financiera (NIF) vigentes a partir del 1 de enero de 2006, destacando:
La definición de entidad económica es aquella unidad indentificable que realiza actividades económicas, constituida por combinaciones de recursos humanos, materiales y financieros (conjunto integrado de actividades económicas y recursos), conducidos y administrados por un único centro de control que toma decisiones encaminadas al cumplimiento de los fines específicos para los que fue creada; la personalidad de la entidad económica es independiente de las de sus accionistas, propietarios o patrocinadores.2
El otro gran cambio es Negocio en Marcha, en donde se determina que las cifras de los estados financieros representarán valores sistemáticamente obtenidos con base en las NIF.
Se establece que al evaluar, si la presunción de negocio en marcha resulta apropiada, la administración tendrá en cuenta toda la información que esté disponible para el futuro, que deberá cubrir al menos los 12 meses siguientes a partir de la fecha del balance general. O bien, si el negocio presenta una rentabilidad apropiada o se tienen facilidades de acceso a fuentes de recursos financieros, puede concluirse que la base de negocio en marcha es adecuada.
Se considera que una situación atípica será por causas de disolución, suspensión de actividades, quiebra o liquidación. En estos casos la información obtenida deberá sujetarse a los criterios establecidos por las NIF que en caso dado le sean aplicables.
Estos dos cambios son fundamentales en la generación de información, porque contribuyen a la transparencia y certeza de los usuarios de la información, la entidad identificando el sujeto relevante y negocio en marcha porque la administración se debe comprometer a informar sobre la tendencia del negocio por lo menos un año, con lo que se pretende disminuir los fraudes.
¿Cuál es el marco legal aplicable a las PYMES en cuanto a la generación de información para cubrir sus obligaciones legales y su responsabilidad?
Esto dependerá de la forma de constitución, es decir de la forma de operar frente a terceros ya se como persona física o como persona moral y del tipo de actividad sea esta actividad empresarial o de servicios.
Cuando se constituye como persona moral y su actividad es mercantil será sujeto de la Ley General de Sociedades Mercantiles y del Código de Comercio.
Según el CAPITULO III del Código de Comercio referente a la Contabilidad Mercantil:
El comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Este sistema podrá llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio, pero en todo caso deberá satisfacer los siguientes requisitos mínimos:
(A) Permitirá identificar las operaciones individuales y sus características, así como conectar dichas operaciones individuales con los documentos comprobatorios originales de las mismas;
(B) Permitirá seguir la huella desde las operaciones individuales a las acumulaciones que den como resultado las cifras finales de las cuentas y viceversa;
(C) Permitirá la preparación de los estados que se incluyan en la información financiera del negocio;
(D) Permitirá conectar y seguir la huella entre las cifras de dichos estados, las acumulaciones de las cuentas y las operaciones individuales;
(E) Incluirá los sistemas de control y verificación internos necesarios para impedir la omisión del registro de operaciones, para asegurar la corrección del registro contable y para asegurar la corrección de las cifras resultantes.
Se deberán llevar debidamente encuadernados, empastados y foliados el libro mayor y, en el caso de las personas morales, el libro o los libros de actas. La encuadernación de estos libros podrá hacerse a posteriori, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio; sin perjuicio.
En el libro o los libros de actas se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio que tomen las asambleas o juntas de socios, y en su caso, los consejos de administración.
Como lo observamos en los párrafos anteriores existen una serie de libros y requisitos de los asientos pero no se dice el como, por lo tanto, se debe entender que hay un mínimo de información que cumplir y en adelante serán los propios usuarios y sus necesidades lo que marcaran los requisitos.
¿Cual es el marco fiscal aplicable a las PYMES en cuanto a la generación de información para cubrir sus obligaciones?
Al igual que en el aspecto legal, la generación de información mínima para las cargas fiscales está en función a la constitución de la misma. De ser constituida en una Persona Moral, el marco legal aplicable se encuentra en el Título II de la Ley de Impuesto sobre la Renta; de operar como individuo, se aplicaría el Título IV de la misma ley, pero con tres secciones diferentes, una donde opera sin límite de ingresos y es bastante equiparable a la Persona Moral, una sección segunda para el régimen intermedio con facilidades fiscales de deducción inmediata de inversiones y obligación de control de ingresos, mediante una maquina registradora de comprobación fiscal y la sección tercera del régimen de pequeños contribuyentes, cuya delimitación es por los ingresos y cuyo monto no podrá exceder de 2 millones de pesos, que sólo tendrán una contabilidad simplificada, entendiéndose una contabilidad con flujo de efectivo, entradas y salidas, por lo tanto no existiría normatividad alguna aplicable. Consecuentemente, el criterio prudencial del preparador sería el que limitará, transparentará y validará la información fiscal.
Todos los regímenes fiscales, excepto los pequeños, tienen como marco de su contabilidad el Artículo 28 del Código Fiscal de la Federación, misma que se presenta a continuación:
Sistemas y registros contables
I. Llevarán los sistemas y registros contables que señale el Reglamento de este Código, los que deberán reunir los requisitos que establezca dicho Reglamento.
Asientos contables analíticos y plazo para efectuarlos
II. Los asientos en la contabilidad serán analíticos y deberán efectuarse dentro de los dos meses siguientes a la fecha en que se realicen las actividades respectivas.
Lugar en que debe llevarse la contabilidad
III. Llevarán la contabilidad en su domicilio. Dicha contabilidad podrá llevarse en lugar distinto cuando se cumplan los requisitos que señale el Reglamento de este Código.
Cuando las autoridades fiscales en ejercicio de sus facultades de comprobación mantengan en su poder la contabilidad de la persona por un plazo mayor de un mes, ésta deberá continuar llevando su contabilidad cumpliendo con los requisitos que establezca el Reglamento de este Código.
Contabilidad. Concepto
Quedan incluidos en la contabilidad los registros y cuentas especiales a que obliguen las disposiciones fiscales, los que lleven los contribuyentes aun cuando no sean obligatorios y los libros y registros sociales a que obliguen otras leyes.
Conceptos que integran la contabilidad
En los casos en que las demás disposiciones de este Código hagan referencia a la contabilidad, se entenderá que la misma se integra por los sistemas y registros contables a que se refiere la fracción I de este artículo, por los registros, cuentas especiales, libros y registros sociales señalados en el párrafo precedente, por los equipos y sistemas electrónicos de registro fiscal y sus registros, así como por la documentación comprobatoria de los asientos respectivos y los comprobantes de haber cumplido con las disposiciones fiscales.
Documentación de quienes no están obligados a llevar contabilidad
Las personas que no estén obligadas a llevar contabilidad deberán conservar en su domicilio a disposición de las autoridades, toda documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales.
Contabilidad y documentación. Plazo de conservación
La documentación a que se refiere el párrafo anterior de este artículo y la contabilidad.
Los sistemas y registros contables a que se refiere la fracción I del artículo
28 del Código, deberán llevarse por los contribuyentes mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor convenga a las características particulares de su actividad, pero en todo caso deberán satisfacer como mínimo los requisitos que permitan:
I. Identificar cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con la documentación comprobatoria, de tal forma que aquéllos puedan identificarse con las distintas contribuciones y tasas, incluyendo las actividades liberadas de pago por la Ley. Identificar las inversiones y relacionarlas con la documentación comprobatoria.
II. Identificar las inversiones realizadas relacionándolas con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda precisarse la fecha de adquisición del bien o de efectuada la inversión, su descripción, el monto original de la inversión y el importe de la deducción anual.
III. Relacionar cada operación, acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas.
Como se observa la tendencia en la generación de la información oscila en que la autoridad fiscal pueda ejercer sus facultades de comprobación y puede identificar fácilmente cualquier aclaración, no limita en el uso de alguna normatividad en lo particular, como pueden ser las normas de información financiera, las normas internacionales de contabilidad e incluso principios extranjeros como los USGAAP.
En este año el IASB (Internacional Accounting Standard Board) está en proceso de emitir una normatividad simplificada para PYMES que en México tendrá que analizarse para incluirla o rechazarla. No es una norma mejorada, simplemente es una norma menos densa, es decir, mas corta, en donde, partiendo que se tiene menos actividad la información es menos compleja, cuidando que sea transparente y por sí misma revele los aspectos importantes de la PYME.
Lo interesante es el cómo se piensa resolver el problema de la transición cuando una PYME deje de serlo por su estrategia de crecimiento, o bien, cuando realice una actividad compleja en donde se tendrá que aplicar toda la normatividad completa y no combinar.
Desde el punto de vista internacional (IASB), las PYMES son entes económicos con 50 trabajadores. En México, las micro empresas tienen entre 1 y 10 trabajadores, las pequeñas empresas entre 10 y 50 y las medianas de 50 a 250 trabajadores, entonces las normas para PYMES que se analizan a son aplicables a pequeñas y medianas y no a las micro; para generar su información, éstas tendrán que atender a sus necesidades estrictamente operativas (plan de negocios, formación de indicadores de desviaciones) o a sus obligaciones fiscales, según el Código Fiscal de la Federación, ya que no existe organismo que las norme o audite.
Cabe recordar que a partir de enero de 2006, se publicó un boletín de las normas de auditoria, el 6070, que aplica a la pequeña y mediana empresa, por ende se tienen normadas a las grandes, a las medianas y a las pequeñas empresas; pero no a las micro, de ahí que surjan preguntas como las siguientes:
ü ¿Cómo se lleva a cabo la transparencia en MIPYMES?
ü ¿Cómo verificar la veracidad en la información y por ende en el plan de negocio?
ü ¿Cómo evaluar los riesgos, y generar cadenas de valor?
ü ¿Cómo entrar a un grupo de inversionistas y clusters?
ü ¿Cómo obtener un micro financiamiento?
ü ¿Cómo no generar alteraciones con el fisco?
La primera consideración es que el empresario tenga muy clara la visión de su negocio y la perspectiva sus metas.
Debe apoyarse en la tecnología y tener muy claro que existen indicadores normativos, financieros y fiscales que atender. La necesidad de servicios especializados debe estar aparejada a un proyecto de inversión y a un proyecto de investigación. Un producto en desarrollo puede acercarse a organismos, como incubadoras de negocios, que ayudará a consolidar sus necesidades de información, de mercadotecnia, de producción y muy posiblemente de capital semilla cuando el proyecto sea viable.
Ser empresario es ser un innovador de la actividad pero con responsabilidad. El auto empleo es muy loable, pero sería mejor tener un visionario de los negocios, porque analiza las condiciones de un mercado, las posibles fuentes de financiamiento, observa las redes o clusters de ese mercado, se capacita, se asesora, se incorpora a una asociación formal (Cámaras o Asociaciones), es competitivo y, por último, genera información valiosa y empleo.
CONCLUSIÓN
El primer paso es crear un marco operativo pertinente para generar información confiable como se observo no existe una normatividad para encausar a las MIPYMES Mexicanas tampoco un marco legal especifico. Considero que las autoridades responsables se han enfocado más a la promoción de estas figuras y que aún estamos en una etapa de instauración y adopción. Cuando ni siquiera hemos dado el primer paso, no podríamos pensar en la competitividad, en accesos a financiamientos cuya base para otorgarlos es la información financiera (estados financieros proyectados, proyectos de inversión, plan de negocios); hay problemas de evasión y recaudación fiscal, de tecnología de la información por la falta del estándar normativo, de formación educativa especializada en ese sector. Asimismo, existen problemas para determinar precios y puntos de equilibrio, etc.
La Universidad la Salle conocedora de esta problemática de generación de información financiera base para la toma de decisiones, ha cambiado su formación y, en la Licenciatura en Administración, ha dado énfasis a las PYMES. Con ello fortalecerá este sector de la economía y tratará, junto con otras dependencias, de influir para instaurar una norma contable acorde a las PYMES y MIPYMES en México.
1 Según el último Censo Económico del INEGI (Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática).
2 Normas de Información Financiera, 2006.
BIBLIOGRAFÍA
Victor M. Castrillon y Luna, “Código de comercio comentado”, XIV Comisión Intersecretarial de Política Industrial, Observatorio PYME México, Secretaria de Economía, 2002.
Comité Fiscal, Código Fiscal de la Federación, Vol. I, 1a. edición, México, Biblioteca Jurídica Porrúa, 2006.
Consejo Mexicano para la investigación de las normas de información financiera, Normas de información financiera, vol. I, 1a. edición, México, Instituto Mexicano de contadores Públicos, 2006.
International Accounting Standard Board, Normas de Información Financiera, Vol. I, 1a. edición, México, Instituto Mexicano de Contadores Públicos, 2006.
Resumen Informe Anual, 2005, Banco de México.
Sistema de información geoeconómica, Indicadores Económicos, [En línea] disponible en www.df.gob.mx/agenda2000/ieconomicos/12_20.html.